Prezados Companheiros
Há alguns anos implantamos o sistema de emails
corporativos, através do qual o Distrito disponibilizou para cada Clube
um email vinculado ao nosso site sem nenhum custo adicional. O sistema consiste
em uma rede de emails conectanto todos os nossos Clubes com a sede, Governador,
Secretário e Tesoureiro. Além de abrir os Clubes para comunicação com as
comunidades, empresas e entidades.
Contudo a substituição de todos os Dirigentes em cada
novo AL, apesar dos benefícios decorrentes, por vezes traz como
consequência a não continuidade administrativa. E o carater voluntário de nossa
atividade infelizmente pode contribuir para nos fazer deixar de cumprir
alguma determinação de nossos Dirigentes. Esses fatos característicos de nossa
empresa - Lions - trazem como consequência a dificuldade de se manter
funcionando, AL após AL, sistema como os emails corporativos apesar de
fundamentais em uma empresa.
Estamos solicitando o apoio de todos para superar essas dificuldades
e manter funcionando um sistema que sem nenhum custo adicional trará os
benefícios que todos reconhecemos.
Só depende de um esforço mínimo de cada Clube instalando o
email e verificando periodicamente a sua caixa postal.
O principal problema atual são as Caixas Postais cheias
devido a não instalação ou não operação do email o que deixa o Clube sem
comunicação
Alguns insistem em utilizar o email particular o que nos
traz as seguintes consequências:
a)Nem todos tem conhecimento deste email causando
dificuldade para quem quer enviar msg para um determinado Clube. E o Clube fica
sem contato com empesas e entidades externas
b)Quando o CL/CaL deixa a função ou até o Clube leva
consigo o email e as msgs perdendo-se o contato
c)Durante a transição dos Dirigentes no início do novo
AL perde-se um bom tempo até definir em cada Clube quem receberá as msgs.
Nem sempre os Dirigentes dos Clubes operam seus emails registrando-os no PU 101
apenas para cumprir a formalidade. O transtorno administrativo para a sede e
para os novos Dirigentes do Distrito é enorme, Pernanecendo o Clube isolado
durante um bom tempo..
O EMAIL FUNCIONAL É DO CLUBE, É PERMANENTE, INDEPENDE DO
AL E DOS DIRIGENTES.
Mantém o Clube em constante contato com a sede, com os
Dirigentes do Distrito, com os outros Clubes e CCLL e com as empresas e
entidades com as quais mantemos contato independente do AL ou de quem sejam os
Dirigentes dos Clubes
Finalmente o email coporativo pode constar em todos os
documentos e comunicados oficiais do Clube elevado-o ao nível tecnológico
das entidade e empresas com as quais mantemos contato. E ainda teremos o
agradecimento da narureza pela economia de papel, telefone etc e ainda a
economia de recursos.
COMO PROCEDER:
NOVOS DIRIGENTES:
• Receber
a senha dos Dirigentes anteriores ou solicitar nova senha a sede do Distrito
• Instalar
o email em qualquer máquina utilizando o programa de sua preferência. (Outlook,
Outlook Express etc)
• Preferencialmente
manter o mesmo encarregado do email do AL anterior. Substituir só se for
necessário ou o próprio Presidente ou Secretário operar o email
COMO SUGESTÃO, O CLUBE PODE DESIGNAR UM RESPONSÁVEL PELO
SETOR DE INFORMÁTICA COM AS SEGUINTES RESPONSABILIDADES
1) Instalação e Operação do email
funcional
2) Leitura diária da Caixa Postal
/ Baixar as mensagens e encaminhar aos Dirigentes do Clube
3) Auxiliar o Secretário, Tesoureiro
no envio de Informe e utilização dos recursos de informática do nosso site e do
Lions Internacional
E AINDA
4) Informatizar os procedimentos administrativos do Clube
5) Desenvolver um BLOG ou página
na Internet para divulgação do seu Clube e informar o endereço ao Distrito para
divulgação no nosso site
AS INSTRUÇÕES PARA INSTALAÇÃO DO EMAIL ESTÃO NO NOSSO
SITE NA PÁGINA INICIAL “Emails Funcionais – Instruções Aqui”
Contamos com o apoio de todos para que juntos possamos
incluir nosso Distrito entre as empresas modernas possibilitando a sua
integração na sociedade informatizada atual. O que com certeza dinamizará
nossas comunicações entre os nossos Clubes, Companheiros e com a Comunidade.
Tendo com consequência natural o fortalecimento do nosso movimento
Leonisticamente
CL Paulo Leal
Diretor de Informática
Tel.: (27)
3361-4836 / (27) 9983-1331
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